กระบวนการเริ่มแรกของการใช้เช่าเครื่องถ่ายเอกสารให้นำสิ่งพิมพ์ที่จะทำคัดลอกมาคว่ำลงบนกระจกของเครื่องถ่ายเอกสาร ปิดแผ่นฝาของเครื่องเช่าถ่ายเอกสารเพื่อที่จะไม่ให้แสงสว่างเข้าเครื่อง ตั้งรายละเอียดปลีกย่อยที่ต้องการ อาทิ ขนาดกระดาษ สัดส่วนงานพิมพ์  ความแรงของน้ำหมึก จำนวนถ่ายที่ต้องการ ฯลฯ ต่อจากนั้นกดปุ่มปล่อยกระดาษพอให้เครื่องทำการถ่ายเอกสารตามอยากได้ ครั้นเมื่อได้สำเนาครบตามโควตาที่ตั้งไว้ เครื่องเช่าถ่ายเอกสารจะหยุดการงาน แล้วก็กดปุ่มพักเครื่องสำหรับประหยัดไฟฟ้า

เครื่องถ่ายเอกสารคือเครื่องมือที่ทำงานที่มีความหมายมากชนิดหนึ่งจึงสมควรหาวิถีทางบำรุงรักษาให้สามารถใช้งานได้ดิบได้ดี ไร้ปมปัญหา พร้อมทั้งทำเอาออมอดงบประมาณในการถนอมเครื่องด้วย อันจะเป็นเหตุให้งานการมีความสามารถ การบำรุงรักษาเครื่องช่วงต้นทำได้อย่างนี้

ในการถ่ายเอกสาร ถ้ากระดาษเข้าไปติดในเครื่องให้พินิจงานการของลูกยางว่า วนไปในทิศทางใดดึงกระดาษที่ติดไว้ออกตามรูปร่างการวนของลูกยางนั้น อย่าใช้ปลั๊กร่วมกับสิ่งของเครื่องใช้ชนิดอื่น เพื่อ ประสิทธิภาพของเครื่อง

สังเกตเครื่องมือที่ใช้กับเครื่องถ่ายเอกสารให้ปริมาณพอเพียง ใช้เครื่องถ่ายเอกสารตามขบวนการที่เจาะจงไว้ ระแวดระวังอย่าให้เครื่องถ่ายเอกสารถูกน้ำ พร้อมกับอย่าให้ฝุ่นเข้าเครื่อง

ถ้าเครื่องหมดสภาพ อย่าทำการซ่อมแซมด้วยตัวเอง ให้เรียกช่างไม่ก็มืออาชีพการมากระทำการปรับปรุงหรือมีข้อกังขาในการใช้เครื่อง ให้สอบถามช่างหรือไม่ก็มืออาชีพการใช้เครื่อง

สมควรมีบันทึกประจำเครื่องเพื่อให้กระทำการรายงานประวัติของเครื่องไว้

เมื่อเลิกใช้เครื่อง ต้องถอดปลั๊กไฟฟ้าออก พร้อมกับใช้ผ้าคลุมเครื่องทุกหนภายหลังเลิกใช้งานในทุกวันสำหรับปกปักรักษาฝุ่นเข้าเครื่อง เมื่อเป็นได้เช่นนี้การใช้เครื่องเช่าถ่ายเอกสารก็จะใช้ได้นานพร้อมกับชัวร์ได้ว่าจะทำเอามีสมรรถนะเพิ่มขึ้นชัวร์